„Agiles Arbeiten“ hat sich zu einem Megatrend der Arbeitswelt entwickelt. Inzwischen sind die agilen Methoden nicht mehr nur in der IT-Welt, sondern auch im Change- und Projektmanagement im Einsatz. VR-Works bietet allen Mitgliedsbanken des Marketingfonds dieses Tool kostenlos an.
VR-WORKS bietet mit den Gruppen, dem Terminator, dem Voting-Tool und jetzt auch neu mit Kanban hilfreiche Werkzeuge, die eine agile Gestaltung von Prozessen und Projekten unterstützen. Dabei bietet VR-WORKS auch hier größtmögliche Datensicherheit. So liegen die Daten nicht in der Cloud, sondern werden auf deutschen Servern gesichert. Seit Februar 2020 ist die Basisversion des Tools verfügbar, in weiteren Ausbaustufen wird es sukzessive um zusätzliche Funktionen ergänzt.
Kanban dient dazu, den Workflow eines Projekts auf einem Board zu visualisieren. So lässt sich das Aufgabenmanagement transparent und effektiv gestalten.
Das gesamte Projekt wird in einzelne, kleine Aufgaben gegliedert. Jede Aufgabe wird eindeutig definiert und in einem eigenen Ticket festgehalten, das die Prozessschritte auf dem Kanban-Board durchläuft. Jedes Ticket ist einem Projektmitarbeiter zugeordnet, der damit zum Ticket-Owner wird und eigenverantwortlich für die fristgerechte Bearbeitung zuständig ist. Die Prozessschritte werden mithilfe von Spalten abgebildet. Eine einfache, klassische Aufteilung ist „To Do“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Es können jedoch beliebig viele Spalten eingerichtet werden, die für eine detailliertere Visualisierung des Workflows benötigt werden.
Voraussetzung: Ein agiles Mindset
Der Einsatz agiler Werkzeuge bedeutet jedoch nicht automatisch, dass ein Team tatsächlich agil arbeitet. Entscheidend ist das agile Mindset jedes Projektmitarbeiters. Zu den grundlegenden Prinzipien zählen ein offener und regelmäßiger Austausch, Vertrauen in die Fähigkeiten der anderen und eigenverantwortliches Arbeiten. Dies kann langwierige Prozesse abkürzen und einen produktiveren Arbeitsfluss entstehen lassen.
Gleichzeitig ist die Bereitschaft gefordert, kurzfristig auf sich ändernde Umstände zu reagieren. Agilität bedeutet laut Lehrbuchdefinition Gewandtheit oder Beweglichkeit. Übertragen auf die Unternehmenswelt bedeutet dies unter anderem, dass Prozesse und Strukturen flexibel an neue Kundenwünsche oder Marktanforderungen angepasst werden. Statt eines detailliert ausgearbeiteten Projektplans steht hier das übergeordnete Projektziel im Fokus, auf das alle gemeinsam hinarbeiten.
Beispiel: Planung der Mitgliederversammlung
Zusammenstellung des Teams. Werkzeug: Gruppe.
In einer VR-WORKS-Gruppe wird das Organisationsteam zusammengestellt. Die Gruppeninhalte sind nur für die Mitglieder einsehbar, Dateien können ausgetauscht und gemeinsam bearbeitet werden und per Newsfeed bleiben alle auf dem Laufenden.
Auftakttreffen. Werkzeug: Terminator.
Das Team soll in einem Auftaktmeeting zusammenkommen und die ersten Schritte besprechen. Mit dem Terminator stimmen die Projektmitarbeiter über mehrere Terminvorschläge ab.
Aufgabenverteilung. Werkzeug: Kanban.
Für die konkrete Planung der Veranstaltung kommt das Kanban-Tool zum Einsatz. Auf dem Board werden alle anstehenden Aufgaben gesammelt. Die übersichtliche und transparente Darstellung bietet allen Teammitgliedern einen Überblick über den aktuellen Projektstatus.
Layout der Einladungskarte. Werkzeug: Voting
Die Teammitglieder wollen gemeinschaftlich über das Layout der Einladungskarte entscheiden. Mithilfe des Voting-Tools können alle Projektmitarbeiter für ihren Favoriten abstimmen.
Was ist Kanban?
Der Begriff „Kanban“ setzt sich zusammen aus den japanischen Worten „Kan“ für Visualisieren und „Ban“ für Karte, Beleg oder Tafel. Kanban ist eine agile Arbeitsmethode mit Ursprung in der japanischen Automobilindustrie: Toyota entwickelte das System in den 1950er Jahren, um einen transparenten und flexiblen Produktionsprozess zu schaffen. Ziel war es, frühzeitig Engpässe zu erkennen, um so den Produktionsprozess zu optimieren. Später erhielt die Kanban-Methode Einzug in die Softwareentwicklung, wird inzwischen aber auch vor allem im agilen Projekt- und Change-management eingesetzt.
